LA HOJA DE RUTA DEL VENDEDOR

En gran medida el éxito de la gestión del vendedor descansa en la CANTIDAD DE TRABAJO que realiza en el campo a diario. Evidentemente esto es una parte, pues también dependerá cuánto conoce de los productos que va a vender, si ha sido entrenado en técnicas de ventas, si está motivado, si está trabajando una zona que ha sido planificada por el Supervisor de Ventas según el Plan de Ventas. De todo esto hablaremos en un nuevo artículo. Hoy trataremos el tema de la HOJA DE RUTA.

¿Por qué es importante la Hoja de Ruta? La importancia radica en que es la herramienta de PLANIFICACIÓN y CONTROL de la gestión en el campo del vendedor. Esta es la herramienta que le permite al Supervisor tener con mayor certeza que sus vendedores están cumpliendo con lo presupuestado en el Plan de Ventas.
Muchas veces he escuchado un diálogo como el siguiente entre 2 vendedores:

V1 ¿A dónde vas?
V2 Hoy tengo que ir a visitar unos clientes por la zona A
V1 Vamos te acompaño

Esto que parece una conversación sin mayor relevancia demuestra un grave problema en el equipo de ventas: la falta de planeamiento del día de trabajo del Vendedor V1. Si este Vendedor está saliendo al campo sin tener una ruta previamente planificada y revisada por su Supervisor, es casi seguro que no se cumplirá con la cuota de ventas del equipo y por consiguiente peligra el cumplimiento global.

¿Qué debe contener la Hoja de Ruta de un Vendedor? En términos generales una Hoja de Ruta del Vendedor debe tener la siguiente información:
1. En la parte superior debe existir una zona donde se pueda identificar perfectamente al vendedor, el equipo al que pertenece, la zona que trabaja.
2. Debe existir una zona donde se coloque la Meta Individual del vendedor, expresada en cantidad de ventas en mes por cada tipo de producto.
3. Debe tener una zona de PLANEAMIENTO en la cual el vendedor colocará el detalle de las visitas que va a realizar en el día. Deberá colocar todos los datos de los puntos a visitar: nombres, direcciones, teléfonos. Esta zona se alimenta a diario por los Referidos y por los Prospectos que viene haciendo seguimiento. Se debe confirmar las citas previo a la visita para evitar pérdidas de tiempo, dinero y molestias. Sobre la gestión de los Referidos y Prospectos hablaremos en otro artículo.
4. Debe haber una zona para que el Vendedor pueda indicar los resultados de las acciones de ventas con cada una de las citas que tenía en el día. Deberá indicar si logró realizar la entrevista de ventas, qué producto se ofreció, si logró cerrar la venta (especificar qué producto y que promoción ofreció), si ha concertado una próxima visita (en este caso deberá especificar la fecha).
5. Una zona final para indicar los ratios del día: número de visitas, número de entrevistas, número de cierres, número de prospectos, los ratios: Apertura, Cierre y Prospectos.

¿Cómo participa el Supervisor en la gestión de la Hoja de Ruta?Como hemos dicho en otros artículos, la gestión del Supervisor es vital para el éxito del equipo de ventas. En este caso específico, si el Vendedor se da cuenta que su jefe no utiliza la Hoja de Ruta para hacer un control del trabajo en el campo, ni para evaluar sus capacidades en ventas, esta herramienta será una carga más para el vendedor y no verá en ella utilidad y pronto la información que allí aparezca será basura. Por el contrario si la Hoja de Ruta es utilizada de manera inteligente por el Supervisor podrá obtener la siguiente información del trabajo del Vendedor:
- Zona que esta trabajando cada vendedor
- Dispersión del trabajo del vendedor en el campo
- Cantidad de visitas que se están realizando
- Cumplimiento de citas
- Qué productos está ofreciendo
- Ratios de gestión: apertura, cierre, prospección
- Podrá identificar necesidades de capacitación en el proceso de la venta para cada vendedor.
- Le permitirá planificar al Supervisor su gestión de supervisión en el campo al conocer la ruta que seguirá el Vendedor y así apoyar la gestión de sus vendedor con menor producción en el mes.

¿Cuándo debe revisar el Supervisor la Hoja de Ruta de sus Vendedores? Es recomendable realizar este trabajo antes de que el Vendedor salga al campo. Esta deberá realizarse de manera aleatoria a por lo menos 3 vendedor (es recomendable hacerlo con aquellos que tienen baja producción y/o con los nuevos). Deberá cruzar información con la relación de Prospectos del Vendedor para ver si está cumpliendo con agendar las citas que tenía planificadas para el día de trabajo.

Ventajas de la Hoja de Ruta:, entre muchas otras podemos mencionar:
Para Supervisor:
- Seguimiento al trabajo en las zonas planificadas
- Seguimiento a la cantidad de trabajo de sus Vendedores
- Control en el cumplimiento de las citas
- Control de los productos que está vendiendo cada vendedor
- Identificar necesidades de capacitación
- Le permite planificar su trabajo de campo

Para el Vendedor:
- Le aporta orden a su trabajo
- Le facilita una metodología para hacer un seguimiento diario a sus Prospectos y Referidos
- Reduce sus gastos en transporte, pues planifica mejor su día de trabajo.
- Controla sus avances en el cumplimiento de sus presupuestos por cada producto.


La tecnología ha contribuido de manera importante en la gestión de las Hojas de Ruta. Hoy encontramos soluciones que reducen drásticamente los tiempos de ingreso de información e impresión de reportes, además de reducir los costos de gestión. Otra ventaja de este tipo de soluciones es que la información de los contactos, referidos y prospectos también es manejada por la empresa.
Sea con tecnología o sin ella, la Hoja de Ruta es una herramienta básica de gestión y control que todo Equipo de Ventas debe manejar en su día a día si quiere cumplir sus Presupuestos de manera eficiente, eficaz y consistentemente.

MONTEALTO CONSULTORES EN VENTAS aporta a la gestión de su Equipo de Ventas experiencia y conocimiento para implementar esta y muchas otras herramientas de gestión modernas y con resultados exitosos probados en diferentes industrias. Nuestros talleres son trabajados desde la realidad de su negocio, es decir, una parte importante de nuestro trabajo es conocer la realidad del trabajo de su equipo de supervisión y sus productos, para luego adaptar nuestra metodología de trabajo a SU REALIDAD.